التطوير المهني

11 مهارات إدارة الوقت للعمل أقل وكسب المزيد (2020)


تقول معظم الكتب والدورات التدريبية حول ريادة الأعمال: "الإنتاجية طريقة للنجاح". يصبح هذا البيان شعارًا للراغبين في تحسين مهارات إدارة الوقت: فكلما زاد عملك والمزيد من المشاريع لديك ، زاد المال وتحقق المزيد من النجاح.

بمعنى آخر ، تحاول الاستيلاء على ما لا يمكن ضبطه.

في يوم من الأيام ، عندما يكون لديك موقع ويب للأعمال ، ومدونة ، وسمعة ، ومتابعين على وسائل التواصل الاجتماعي ، وعشرات المهام المهمة لإكمالها ، فأنت تدرك أنه لا يمكنك فقط الاستيقاظ وبدء العمل.

أنت بحاجة إلى تقنيات فعالة لإدارة الوقت. وخطة.

مهارات إدارة الوقت الممتازة هي ما يجعل العمل عن بعد أو إدارة الأعمال ليس كوب الشاي للجميع. عندما لا يكون لديك أي خارج التحفيز عندما تبالغ في تقدير قدراتك ، تقضي على القوة القاهرة المحتملة ، وتثني على تعدد المهام ، وتجنب التفويض - فأنت تخاطر بفشل الخطة مرارًا وتكرارًا.

اذا ماذا تفعل

إتقان فن إدارة الوقت الجيد للعمل أقل ولكن بكفاءة أكبر. لذلك ، جرب النصائح التالية لإدارة الوقت الخالدة.

ما هي أفضل مهارات إدارة الوقت؟

هنا اختياراتي لأفضل مهارات إدارة الوقت لإتقان.

1. تحديد الأهداف الملموسة.

بصفتك مستقلاً أو عاملاً بعيدًا أو صاحب عمل ، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى خطط يومية. يساعد على تنظيم العمل ، ولكن هناك مشكلة صغيرة: مع خطط اليوم ، ستعرف ماذا لكى يفعل؛ لكنك لن تعرف لماذا ا لفعل هذا.

أهداف مجردة مثل كسب المزيد من المال عبر الإنترنت لا تعمل هنا. لا يمكنك أن تكون منتجًا إذا لم تفهم إلى أين تقودك هذه الإنتاجية. من أجل العمل الناجح ، مارس التخطيط طويل المدى وتحديد الأهداف: حدد الأهداف الملموسة عن طريق السؤال عن المكان الذي تريد أن تكون فيه في عام أو خمس سنوات ، وكيف يرتبط هذا الهدف بما تفعله اليوم.

الأهداف الملموسة تمنحك رؤية طويلة المدى ودافع قصير المدى للعمل. لجعلها أكثر قوة ، استخدم التقنية المعروفة باسم الأهداف الذكية ( اختصار ذكي):

  • محدد (حتى تتمكن من رؤية الاتجاه لمتابعة)
  • قابلة للقياس (حتى يكون لديك مواعيد نهائية واقعية لإنهائها)
  • قابلة للتحقيق (حتى تفهم أنها واقعية بما يكفي لتحقيقها)
  • ذات صلة (بحيث تتماشى مع الاتجاه الذي تريد أن تسلكه حياتك المهنية)
  • محدد بالوقت (حتى تتمكن من تحديد موعد نهائي لإنجازه).

2. تحويل الخطط إلى مهام.

حسنًا ، لقد حددت أهدافًا لمدة عام أو عامين. لنفترض أنك تخطط لنشر كتاب ، اربح 35000 دولار شهريًا من خلال مدونةأو تصبح كاتب حقوق نشر مستقل في بلدك. ولكن متى وماذا ستفعل لتحقيق هذه الأهداف؟

تحتاج إلى تحويل تلك الخطط طويلة المدى إلى مهام مهمة محددة ستكملها لتحقيق الهدف. تلعب المواعيد النهائية دورًا مهمًا هنا: لديك 52 أسبوعًا لتنفيذ خطة العام ، لذا قم بتعيين مهمة واحدة ذات صلة في الأسبوع وإضافتها إلى قوائم المهام الخاصة بك لجعلها في الوقت المناسب.

وبالتأكيد ، لا تتجاهل الأنشطة ذات الصلة إن وجدت: اكتب لوسائل الإعلام ، وقم بإنشاء سلسلة من الاستشارات الفردية ، والترويج لحسابات عملك ، والمشاركة في الندوات عبر الإنترنت ، إلخ.

3. تخصيص الوقت للوعي الذاتي والترويج.

عندما تعمل في العديد من المشاريع ولا تضع أي خطط أخرى ، فأنت تخاطر بالعمل لمدة تتراوح من 10 إلى 12 ساعة في اليوم دون نمو ذاتي أو مهني. إنها الدائرة التي لا نهاية لها مع عدم وجود إطلاق ولكن زيادة مستويات الإجهاد ، والإرهاق ، والتسويف ، وعدم الإنتاجية.

عند التخطيط لعملك ، ضع في اعتبارك الجوانب التالية:

  • عملك مع مشاريع العملاء - تقسيمها إلى مراحل ، مع نقاط التحكم
  • أفكارك وإدراك المشاريع الخاصة بك - العمل على موقع الويب الخاص بعملك ، كتابة محتوى مقنع لذلك ، شارك في المؤتمرات المتخصصة ، وكتابة مقالات الضيوف ، وإنشاء دورات تدريبية ، إلخ.
  • الشبكات - وسائل التواصل الاجتماعي وتطوير العلامات التجارية الشخصية هي أدواتك للبحث عن العملاء ، لذا تأكد من تخصيص بعض الوقت لذلك أيضًا
  • الاستثمار الذاتي - كتب ، ندوات عبر الإنترنت ، ملفات بودكاست ، رسائل إخبارية تعليمية ، دورات ... يستغرق الأمر وقتًا ، لذا خطط له وفقًا لذلك
  • تعبئة البئر- - التخطيط لبعض الوقت للتعافي من العمل والتوتر أقل: اذهب إلى السينما ، والسفر ، وقضاء بعض الوقت مع الأصدقاء ... في أغلب الأحيان ، رجال الأعمال هم من يذهبون. لذلك إذا لم يخططوا لبعض الراحة مسبقًا ، فإنهم يخاطرون بقضاء كل الوقت في العمل. إنه ليس ما تحتاجه لإدارة وقت رائعة وإنتاجية أفضل.

والآن ، بالنسبة للجزء الأكثر إثارة للاهتمام:

كيف تشارك الوقت لكل هذا؟ ماذا عن النسب؟

يعتمد ذلك على حمل المهام وترتيب تفضيلاتك. لا يمكن أن تكون النسبة الزمنية ثابتة ، 80/20 ، أو أيا كان. عندما يكون لديك الكثير من العملاء والمشاريع ، خطط وقتًا أقل للتدريب والترويج الذاتي.

ومع ذلك ، افعل ذلك حتى لا تختفي من المشهد الإعلامي! والعكس صحيح ، عندما لا تكون هناك مهام جديدة في إدارة المشروع في المستقبل - وجه كل الجهود والوقت الكافي للترويج لخدماتك. ضع خطة وقائمة أفكار لها مسبقًا.

4. النظر في التخطيط على المدى القصير.

يعرف معظمنا العمل عن بعد وريادة الأعمال على أنها ليالي بلا نوم في المشاريع بسبب المواعيد النهائية للغد. لكنها ليست سوى افتقادك للمهارات في التخطيط لوقت قصير.

لتجنب ساعات الذروة وضغوط الموعد النهائي التي تقتل إنتاجيتك ، قم بما يلي:

  • إذا جاء جميع العملاء في نفس الوقت - قم بتقييم كل منهم وتقديره خطة المشروع، والتفكير في تحديد الأولويات ، والتخلي عن تلك التي ليست من اختصاصك.
  • إذا كان من الصعب فهم مقدار الوقت الذي ستحتاجه لإكمال المشروع - فقم بتقسيمه إلى مراحل وقم بإجراء جميع التعديلات اللازمة في خطتك.
  • اذا كان هناك مشاكل في الموافقةأو التصحيحات أو أي ظروف قاهرة أخرى - اترك بعض الوقت في التقويم لحلها ، وقم بمراجعة المهام وفقًا لذلك.
  • استخدم تطبيق جدولة قوي مثل المنسوجة لضمان قدرتك على إدارة الاجتماعات بفاعلية وتعزيز الإنتاجية وتحسين جهود التعاون.

5. لا تخطط لجميع المهام ليوم واحد.

هذا الخطأ يتبع ما ورد أعلاه هنا. عندما لا يمكنك تقدير قدراتك ونطاق عملك ولكنك تعتقد أن يومًا طويلًا بما يكفي ليكون في الوقت المناسب مع كل شيء ، فأنت تدخل الكثير من المهام فيه. وغني عن القول أنك تفشل في التعامل معهم بكفاءة.

لا تتعلق مهارات الإنتاجية وإدارة الوقت بـ "افعل أكبر قدر ممكن اليوم". حول تحديد الأولويات المناسبة والقدرة على قراءة الوقت.

خطط لمهمة واحدة أو اثنتين تستهلك وقتًا وثلاث أو أربع صفقات قصيرة يوميًا. افعل نفس الشيء مع جدولك الأسبوعي ، حتى لا تفزع أو تفوت المواعيد النهائية إذا لم تكمل جميع المهام اليومية في الوقت المناسب.

6. جدولة ساعات العمل الخاصة بك.

وظائف لحسابهم الخاص و العمل من المنزل حول حرية الوقت ، أليس كذلك؟

ومع ذلك ، بدون حدود واضحة ، يمكن أن يخرج وقت عملك عن السيطرة. هل تحب بدء العمل قبل تنظيف أسنانك في الصباح؟ ماذا عن إنهاء العمل في السرير قبل النوم لأن عقلك لا يزال يجري لمسافة ميل في الدقيقة؟

بدون جدولة ساعاتك ، قد تعاني صحتك العقلية وحياتك الخاصة ، والمماطلة والتوتر أمر شائع.

تذكر شيئًا مثل "ساعات العمل". ضع جدولاً واعمل على عدد ساعات محدد يوميًا وتجنب قضاء وقت فراغك في العمل.

هذا لا يعني أن عليك العمل من 9 إلى 5 ؛ هذا يعني أنك تعرف أن عملك ست ساعات يوميًا ، على سبيل المثال ، ولن تضحي بساعتك السابعة أو الثامنة في المكالمات الهاتفية أو حتى المهام العاجلة.

ولا تعمل أبدًا في عطلات نهاية الأسبوع ، أو تحصل على يوم عطلة واحد على الأقل في الأسبوع. إنه يوم تنسى فيه مهارات اتخاذ القرار في عملك ولا تفكر في أي شيء مثل "سأقوم فقط بفحص البريد الإلكتروني لمدة ثانية". كقاعدة ، تتحول تلك الثواني إلى ساعات ، مما يجعلك تفكر في العمل مرة أخرى وتنتهي بانهيارات عصبية.

7. لا تحاول تحقيق كل الأفكار.

لا تحاول حتى أن تدرك كل الأفكار التي تخطر ببالك. نعم ، يبدو أنه من غير المثمر التخلي عن الكثير من الأشياء الإبداعية التي كتبتها إلى دفتر الملاحظات ولكن تركتها دون حل: دورات جديدة ، ومشاريع ، وأنشطة ، وخدمات - كقاعدة عامة ، يتم تشغيل 30-50 ٪ فقط منها ؛ يتم دفن الآخرين في المسودات.

لكن لا بأس.

إنه لشيء رائع تولد الكثير من الأفكار التجارية واكتبها حتى لا تنساها. ولكن اجعل من المعتاد تقييم كل فكرة في مرحلة التحضير: كم من الوقت والجهد الذي تحتاجه لتحقيقها ، وما هي الأرباح أو الفوائد التي ستحصل عليها بعد ذلك. هل اللعبة تستحق الشمعة؟

8. احصل على أقصى استفادة من التكنولوجيا.

يبدأ بعضنا من خلال إنشاء قوائم مهام على أوراق ، ثم يفهم لاحقًا أنها غير فعالة ، ويقرر أنها منضبطة بما يكفي لتذكر كل شيء بدون قوائم على الإطلاق. لا بأس إذا كنت تعمل مع مشروع واحد أو لا تخطط إلا لتحقيق هذا المشروع. للعمل المنتج في مختلف مجالات الحياة ، تحتاج إلى أدوات. لا تحاول إبقاء كل شيء في رأسك.

لا تتردد في اختيار أي شيء يساعدك على تنظيم العمل ، والالتزام بالجدول الزمني ، واتباع الخطة: Trello ، isoTimer ، Toggl - سمها ما شئت. ولكن إليك أسلوب حياة مؤيد بالنسبة لك: قم بخلط بعض الأدوات الموسيقية أو قم بتغيير الأدوات الموجودة لديك من وقت لآخر. يسمح لك بحفظ مستويات طاقتك وتجنب الإرضاء بأداة واحدة والضياع في المهام.

9. لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور.

لا حاجة للتحدث عن عوامل التشتيت ومشتقات الوقت مثل المسلسلات التلفزيونية أو قنوات التواصل الاجتماعي. يعرف معظم الناس عنهم وكيفية التعامل معهم ، ولكن لا يزال البعض يتجاهل مثل هذا الأكل والقاتل في إنتاجيتهم كرد فعل فوري لعروض المشروع أو أسئلة من العملاء.

رواد الأعمال والعاملين عن بُعد هم المسوقون الخاصون بهم ومديرو المبيعات ، لذلك يحاولون أن يكونوا متاحين عبر الإنترنت طوال الوقت. Messenger ، والبريد الإلكتروني ، والمكالمات الهاتفية - من الصعب مقاومة إغراء الرد في غمزة. تعتقد أنك ستفقد عميلاً أو تسيء إليهم بأي طريقة إذا لم ترد على رسالتهم هنا والآن ؛ لكن الأمر ليس كذلك.

الأمر بسيط - كلما استجابت أسرع ، كان رد فعل عميلك أسرع. بالإضافة إلى ذلك ، كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، ستتلقى المزيد.

ما ستفقده في كل مرة تشتت انتباهك هو التركيز على المهمة المطروحة. سيكون عليك قضاء بعض الوقت في العودة إلى اللعبة مرارًا وتكرارًا ، عدة مرات في اليوم.

الحل؟

قم بإيقاف تشغيل برامج المراسلة عند بدء العمل. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات في اليوم كحد أقصى (خصص بعض الوقت بين المهام الرئيسية لهذا الغرض). استخدام أدوات البريد الإلكتروني لجدولة مشاركاتك حتى يتم إرسالها مع تأخير.

إذا كان من الصعب عليك تجاهل الانحرافات عن مواقع الويب الأخرى ، فاستخدمها الأدوات التي ستمنع وصولك إلى تلك الموارد.

10. عالج نفسك بوجبات الغش.

أولئك الذين هم على دراية بالنظام الغذائي الصحي يعرفون عن وجبة الغش - يوم واحد في الشهر أو الأسبوع عندما يمكنك تناول أي شيء تريده. بالحديث عن الأعمال ، يعمل مبدأ وجبة الغش أيضًا: فهو يساعد على "ملء بئرك" (المذكور أعلاه) ودعم مستوى كفاءة عملك وإنتاجيتك.

وجبات الغش في الأعمال لا تتعلق بالطعام ولكن قضاء وقت بديل. يمكن أن يكون يومًا لمشاهدة المسلسل والتسوق والسلالم التي لا معنى لها في المدينة ، إلخ. ولكن لا تخلط بين هذه الأيام ويوم عطلة! فقط تأكد من أن يوم "وجبة الغش" الخاص بك لا يتماشى مع يوم الموعد النهائي المهم ولا تجعل مثل هذه الأيام عادتك اليومية.

11. تذكر أن تنمو مهاراتك الشخصية.

لا يمكنك إدارة الوقت وإنتاجية العمل دون إدارة حياتك بشكل عام. لن يجعلك الجدول الزمني المفصل منظمًا وسعيدًا للغاية: يمكنك تعلم كيفية كتابة خطة وكيفية تخفيف عبء عملك ، ولكن هذه المهارة تتطلب أيضًا معرفة كيفية بناء علاقات مع العملاء ، وكيفية فهم ما إذا كنت بحاجة للعمل مع هذا الشخص ، كيف نقول لا للأشخاص السامين ، وما إلى ذلك.

كما ترى ، فإن مهارات المحترفين في مجالهم تتجاوز إدارة الوقت.

لتجنب الأخطاء وتنظيم عملك ، عليك أن تأخذ كل خصوصية مكانك ، والاستفادة من خبرتك وخبرتك ، وأن تكون على دراية بنقاط ضعفك ، وتنقية نفسك. وبمجرد النظر فيها ، ستساعدك هذه التفاصيل على بناء جدول عمل لمهارات إدارة الوقت الجيدة وإنتاجية أفضل.

  • مندوب. لن ينهار العالم إذا لم تقم بكل المهام بمفردك.
  • تعلم أن أقول لا وإنشاء خوارزمية اختيار العميل. العمل مع المشاريع التي تهمك والتبديل بين المشاريع الطويلة والقصيرة الأجل.
  • لا تخف من رفع الأسعار لخدماتك إذا دفعت.

إدارة الوقت ليست عملية حسابية أو جدولًا زمنيًا للعمليات ، ولكن الإبداع والوعي اللذين يغيران حياتك للأفضل.

الأخصائي الذي يلتزم بالمواعيد النهائية هو رصيد قيم. يقوم المستهلكون بإدراج هؤلاء الأشخاص في قوائم المفضلة لديهم ويوصونهم بكل سرور للأصدقاء.

لذا ، تتيح لك مهارات إدارة الوقت الممتازة أن تصبح أكثر طلبًا وأكثر تكلفة في السوق. أكثر من ذلك ، تحصل على حياة أكثر إشراقًا وموردًا من الوقت والجهد للارتقاء به إلى المستوى التالي.

****

بقلم ليزلي فوس ، إستراتيجي المحتوى والمساهم في محاولة 4 أوراق مدونة.