مراجعات البرمجيات

مراجعة أفضل 11 برنامج إدارة مستندات لعام 2020


تعد المستندات والملفات جزءًا أساسيًا من عملك.

سواء كنت تدير مؤسسة كبيرة أو شركة صغيرة أو حتى تقوم بها العمل من المنزل، من المحتمل أنك تقوم بإنشاء الكثير من المستندات. بمجرد إنشاء هذه المستندات ، تحتاج إلى الحفاظ عليها آمنة ومنظمة لضمان وصول فريقك وعملائك إليها بسهولة.

لتبسيط الأمور ، يمكنك استخدامها برنامج إدارة الوثائق.

الحاجة إلى هذه الأدوات في تزايد مستمر السوق العالمية لبرامج إدارة الوثائق من المرجح أن تصل إلى 11.06 مليار دولار بحلول عام 2028.

أصبحت هذه الأدوات أكثر شيوعًا - ولسبب وجيه.

تساعدك على الحفاظ على الملفات منظمة وآمنة لضمان التعاون السلس بين جميع أصحاب المصلحة. كما أنها تجعل من السهل عليك تحميل الملفات أو تنزيلها أو الوصول إليها من أي نظام أساسي أو جهاز أو متصفح ويب.

لمساعدتك في اتخاذ القرار الصحيح ، قمت بتصنيف ومراجعة أفضل برامج إدارة المستندات. تستند هذه المراجعات إلى ميزاتها الرئيسية ، وسهولة الاستخدام ، وعمليات الدمج ، ودورة حياة المستند ، وتنسيقات الملفات ، وأتمتة سير العمل ، وخطط التسعير ، والمزيد.

هيا بنا نبدأ.

ما هو أفضل برنامج لإدارة المستندات؟

فيما يلي أفضل اختياراتي لأفضل برنامج لإدارة المستندات لاستخدامه هذا العام.

1. بصندوق الإسقاط.

Dropbox هو أحد أشهر أنظمة إدارة المستندات المتاحة. يسمح بإدارة الأصول الرقمية لكل من المستندات التقليدية والوسائط المتعددة. كما يسمح بتحرير المستندات ، وتكون التغييرات مرئية في الوقت الحقيقي للمستخدمين الآخرين.

مع الميزات الجديدة مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل الصور إلى نص والكثير من عمليات دمج تطبيقات الطرف الثالث ، لا يمكنك أن تخطئ في Dropbox.

دلائل الميزات:

  • أداة نقل الحساب - يسمح لك بنقل الملفات بشكل آمن بين عدة مستخدمين في حالة حدوث خلط أو تغيير في المسؤوليات.
  • عرض Dropbox - اعرض جميع أعمالك في صفحات مُدارة بشكل احترافي وتتبع المستخدمين الذين يتفاعلون مع ملفاتك.
  • تكامل تطبيقات الطرف الثالث - يوفر Dropbox تكاملًا قويًا مع أكثر من 30000 تطبيق متصل.
  • دعم مباشر - يقدم دعمها المباشر خدمة قوية من خلال البريد الإلكتروني والدردشة والمكالمات الهاتفية.

الإيجابيات:

  • عروض 'مسح البيانات عن بعد' ميزة لمسح ملفاتك على الفور من الأجهزة المسروقة والحسابات المخترقة للحفاظ على البيانات آمنة
  • يتيح لك مراقبة نشاط فريقك من خلال لوحة تحكم المشرف
  • يوفر وصولاً مؤقتًا من خلال الروابط القابلة للتعطيل ويعطل التنزيلات في الروابط
  • يساعدك على استعادة الملفات المحذوفة عن طريق استعادة الإصدار السابق من الملف
  • يتزامن عبر الأجهزة والمنصات
  • يأتي مع ميزة تسمى "مدير مجلد الفريق" لمساعدتك في التحكم في مجلدات الفريق وإبرازها
  • يقدم مجموعة من خطط التخزين المرنة

سلبيات:

  • نسخة الجوال ليست سهلة الاستخدام مثل إصدار سطح المكتب
  • يمكن أن تكون التحميلات بطيئة

التسعير:

تكلف خططها القياسية والمتقدمة 12.50 دولارًا و 20 دولارًا شهريًا ، على التوالي. تسعير خطة المؤسسة متاح عند الطلب.

2. مستندات Zoho.

يعد Zoho Docs برنامجًا آخر شائعًا لإدارة المستندات في هذه القائمة. يمكنك من تخزين وإدارة جميع ملفاتك على السحابة بشكل آمن. كما يوفر أدوات تعاون قوية ، بما في ذلك المشاركة الجماعية والمزامنة بطريقتين ، لمساعدتك في العمل مع العملاء والموظفين البعيدين بكفاءة.

دلائل الميزات:

  • وثائق المتجر - إنها تمكن المستخدمين من تخزين الملفات الكبيرة بسهولة ، بما في ذلك مقاطع الفيديو والمجلدات وحتى قواعد البيانات الكاملة.
  • البريد الإلكتروني - أرسل المستندات على الفور من بريدك الإلكتروني أو الماسح الضوئي إلى حساب السحابة دون تسجيل الدخول.
  • منظمة نظيفة - يمكنك بسهولة إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية لتصنيف الملفات على أساس المشروع والوظيفة وأنواع الملفات.
  • مزامنة ثنائية الاتجاه - يمكنك العمل إما عبر الإنترنت أو في وضع عدم الاتصال على سطح المكتب - يتم تحديث الملفات تلقائيًا بمجرد إعادة الاتصال بالإنترنت.

الإيجابيات:

  • يتيح لك نقل عدد كبير من المجلدات دون العبث بالترتيب
  • إنشاء نسخ احتياطي تلقائي للملفات لمنع فقدان البيانات
  • يسمح لك بتحميل الملفات بكميات كبيرة
  • يمكنك من إنشاء مجموعة لمشاركة الملفات مع عدة مستخدمين في نفس الوقت
  • يوفر محادثة داخل التطبيق للتعاون مع أعضاء الفريق المختلفين
  • تعيين تذكيرات ومهمة لإدارة وتفويض العمل بين الفرق
  • يحفظ ملفاتك على خوادم مختلفة في مواقع متعددة
  • يوفر أمانًا صارمًا من خلال تشفير الملفات من خلال مفتاح RSA القائم على 2048 بت الذي تم إنشاؤه عبر السرية التامة للأمام (PFS)
  • يقدم ميزة مراجعة الحسابات لتتبع التعديلات التي قام بها المستخدمون الآخرون
  • يتيح لك تخصيصها وفقًا لمتطلبات علامتك التجارية
  • يقدم نسخة مجانية لما يصل إلى 5 مستخدمين

سلبيات:

  • تبدو واجهة المستخدم أساسية ومؤرخة
  • وقت تحميل التطبيق بطيء

التسعير:

تبدأ خططها المدفوعة من 5 دولارات شهريًا فصاعدًا. يمكنك أيضًا الحصول على إصدار تجريبي مجاني لمدة 15 يومًا.

3. الملف الإلكتروني.

eFileCabinet هو نظام إدارة مستندات قوي آخر (DMS) يساعدك على مسح الملفات وجعلها رقمية على الفور. كما يسمح لك بإرسال ملف واحد بتنسيقات متعددة مع ارتباطات محمية بكلمة مرور وتصنيف الملفات وتحديد موقعها بسهولة.

دلائل الميزات:

  • بحث قوي - تمكن من البحث عن نص كامل للبحث عن أي ملف موجود في أي مجلد. يقوم بتنظيم جميع المستندات والتعرف عليها تلقائيًا ، وتسميتها ، وتخزينها باستخدام المعلومات الموجودة في الملفات.
  • إدارة تتابع الأعمال - قم بمراجعة لقطة سير عمل المستند بسهولة. كما يسمح لك بإلقاء نظرة على مراحل محددة من سير العمل.
  • قوالب مدمجة - استفد من قوالب بنية المجلد التي تريد الاحتفاظ بها في جميع أنحاء النظام. يمكنك أيضًا إجراء إنشاء المستند بأسماء محددة مسبقًا.
  • طلبات الملفات - اسمح للعملاء والموظفين عن بُعد بتحميل الملفات على النظام عن بُعد من خلال وصول الضيف من خلال الاستفادة من ميزة طلب الملف.

الإيجابيات:

  • يسمح لك بتعيين حوكمة المجلدات الفردية ، والخزائن ، وأدراج الملفات
  • يمكنك إرسال طلب التوقيع الإلكتروني لأي شخص لأي مستند
  • يتيح لك الاحتفاظ بمسار تدقيق منفصل للمستندات الموقعة لضمان الامتثال والسلامة
  • يوفر تطبيق سطح مكتب سهل الاستخدام
  • استيراد رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات في مجلد محدد مسبقًا
  • يقدم دعمًا تقنيًا سريع الاستجابة
  • يأتي مزودًا بتطبيقات الهاتف المحمول Android و iOS
  • يمكنك من تحميل المستندات مباشرة من الكاميرا
  • استفد من المصادقة ذات العاملين والإذن المستند إلى الدور لتحسين الأمان
  • التشفير الشامل لمشاركة الملفات وتخزينها
  • يوفر التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث بما في ذلك Salesforce و Microsoft Office

سلبيات:

  • يمكن أن يكون أكثر سهولة في الاستخدام

التسعير:

تبدأ خطط الاشتراك الخاصة به عند 15 دولارًا أمريكيًا في الشهر وتصل إلى 199 دولارًا أمريكيًا في الشهر. يمكنك أيضًا الحصول على عرض توضيحي مجاني.

4. درج رقمي.

يعد برنامج "الدرج الرقمي" أحد الخيارات المفضلة للشركات المتوسطة الحجم في مجال البيع بالتجزئة والتصنيع والتعليم وغيرها. إنه قادر على مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها على الفور ويوفر تخزين المستندات داخل المؤسسة لطبقة أمان إضافية.

دلائل الميزات:

  • تنظيم الوثائق - يمكنك تنظيم جميع مستنداتك بسهولة في موقع مركزي باستخدام بنية ملف / مجلد مألوفة تستند إلى Windows. كما يتيح لك تخزين الملفات في خزائن ملفات متعددة لسهولة الفصل.
  • مرن - بسهولة دمج المستندات أو إضافة صفحات إلى المستندات الموجودة بالفعل. يمكنك أيضًا إعادة تسمية المستندات باستخدام فهارس مختلفة.
  • استيراد سهل - استفد من السحب والإفلات والنسخ واللصق والمسح الضوئي أو استيراد الميزات لاستيراد الملفات بسهولة مباشرة إلى محرك الأقراص.
  • الأمان - يوفر أمانًا قويًا لجميع المستندات من خلال تشفير AES-128 bit. يمكنك أيضًا الاستفادة من مسار المراجعة لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على أي مستند.

الإيجابيات:

  • تخصيص خزائن الملفات على الفور لمتطلبات العمل المحددة
  • استفد من التحكم في الإصدار للوصول إلى الإصدارات الأقدم من نفس الملف
  • باستخدام البحث عن الكلمات الأساسية والنصوص ، يمكنك العثور بسهولة على الملفات المخزنة في أي مجلد على محرك الأقراص
  • يتيح لك طباعة المستندات مباشرة من محرك الأقراص
  • التقاط واستيراد وثائق متعددة في نفس الوقت
  • يقوم بمزامنة التغييرات التي تم إجراؤها على الملفات من أي جهاز
  • تعاون بسهولة مع مختلف أصحاب المصلحة من خلال مراجعة التغييرات التي تم إجراؤها على الملف في الوقت الفعلي
  • يقدم تجربة مجانية

سلبيات:

  • يقدم ميزات محدودة
  • غير مناسب للمؤسسات الكبيرة

التسعير:

يمكنك إما شراء ترخيص مستخدم واحد للبرنامج بتكلفة لمرة واحدة تبلغ 1200 دولار أو يمكنك الذهاب مع خطة الاشتراك الخاصة به التي تبلغ 500 دولار / سنويًا.

5. FileHold.

FileHold هو حل لإدارة مستندات المؤسسة (DMS) ميسور التكلفة وسهل التثبيت. يمكنك بسهولة مسح المستندات وتخزينها وفهرستها من خلال البرنامج. لضمان الأمان المطلق ، يمكنك أيضًا تثبيت البرنامج على خادمك المحلي.

دلائل الميزات:

  • نماذج إلكترونية - استخرج معلومات البيانات الوصفية بسهولة من النماذج الإلكترونية من خلال الاستفادة من أدوات Microsoft Word القياسية الموجودة في نماذج Office أو PDF.
  • التوصيل - إنها طريقة آمنة لإرسال المستندات التي ترسل أيضًا إثبات التسليم. كما يخطر المستلمين من خلال رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على رابط للمستند.
  • إدارة الملفات - يمكنك من أن تصبح أكثر كفاءة من خلال تمييز مهامك اليومية وجعل إدارة الملفات عملية فعالة.
  • المسح والتصوير - انطلق بلا ورق عن طريق المسح الضوئي وتصوير المستندات لإرسالها إلى مستخدمين مختلفين حول العالم.

الإيجابيات:

  • يقدم دعم متصفح متعددة
  • يأتي مع برنامج هاتف ذكي قادر على إدارة جميع المستندات بسهولة
  • يأتي مزودًا ببحث متقدم مثل Google يستفيد من البيانات الوصفية للمستند لمساعدتك في العثور على النتائج ذات الصلة
  • يمكنك دمجها بكفاءة مع Microsoft Office لتمكين الوصول المباشر إلى أدوات مثل Outlook و Word و PowerPoint و Excel و Visio
  • يمكنك إدارة كل من المستندات الأخيرة والأرشيف بسهولة من خلال سياسات التخلص المتقدمة والاحتفاظ
  • استفد من إمكانية تسجيل الدخول / الخروج لتجنب الاستبدال أثناء العمل على مستند معين
  • قم بإنشاء مجلدات افتراضية لتحقيق تجميع غير محدود للملفات
  • يتيح لك العمل على المستندات في وضع عدم الاتصال ، وسيتم حفظ جميع التغييرات بمجرد إعادة الاتصال بالإنترنت
  • يقدم إدارة محتوى المؤسسة (ECM) والأرشفة

سلبيات:

  • إذا كنت مبتدئًا ، فقد تجد صعوبة في فهم وظائفه
  • واجهة المستخدم ليست سهلة الاستخدام

6. محدد المستندات.

يوفر Document Locator تكاملًا قويًا مع Windows واستضافة سحابية فعالة لإدارة الملفات بشكل ملائم. تتضمن بعض الميزات الأكثر إثارة للإعجاب التحكم في الإصدار ، والمسح الضوئي غير الورقي ، والتحكم في المستندات ، وإدارة البريد الإلكتروني ، والمزيد.

دلائل الميزات:

  • يتم المسح - يتيح لك محدد المستندات تحويل المستندات الورقية إلى ملفات يمكن البحث فيها بالكامل بسهولة. يمكنك أيضًا إجراء التقاط المستند وفهم الحقائق المهمة حول المستند كبيانات تعريف للملف.
  • سير العمل الآلي - يوفر مجموعة متنوعة من ميزات سير العمل ، بما في ذلك المهلة والعمليات القائمة على الأدوار ونقاط مراقبة الجودة وقوالب الإشعارات القابلة للتخصيص ، من بين أمور أخرى.
  • خيارات البحث - يمكنك البحث عن الملفات من خلال إمكانات متعددة ، بما في ذلك البحث السريع أو البحث السريع أو البحث المتقدم أو بحث My DL.
  • اعتماد الوثيقة - احصل على الموافقة الإلكترونية على المستندات بسهولة لضمان الشفافية والامتثال. كما أنها تدعم كلاً من خطوات الموافقة الفردية وخطوات الموافقة المتعددة المعقدة.

الإيجابيات:

  • يتيح لك التقاط البيانات الوصفية للملفات الممسوحة ضوئيًا من المناطق أو أوراق الغلاف أو الباركود أو التحديد بشكل فردي على الشاشة باستخدام المعاينة في Document Pro
  • يقدم الدعم عبر المتصفحات والأجهزة والمنصات
  • يعزز مرونة العملية من خلال خيارات التفويض
  • يمكنك أتمتة العمليات التي تتمحور حول المستندات لتجنب التكرار وتعزيز كفاءة العملية
  • مراجعة عينة محددة من سير العمل لتحسين مراقبة الجودة
  • يمكنك من تتبع حالة مراجعة الوثيقة وخطوات الموافقة
  • تعمل التذكيرات والإشعارات التلقائية على ربط عملية الموافقة على المستندات
سلبيات:
  • واجهة المستخدم قذرة قليلاً
  • تقدم عروض التدريب فقط بضع مرات في السنة

التسعير:

تبدأ أسعار الترخيص من 250 دولارًا وتصل إلى 400 دولار.

7. HighTail.

يتيح HighTail إدارة المستندات بشكل أكثر سهولة وبديهية. علاوة على ذلك ، يسمح للمهنيين المبدعين بمشاركة الملفات الكبيرة بسهولة ، بما في ذلك ملفات الفيديو ، والأعمال الفنية ، والتصميم ، والتصوير الفوتوغرافي ، وملفات العروض التقديمية ، من بين أمور أخرى.

دلائل الميزات:

  • معاينة عالية الدقة - يمكنك معاينة أو دفق الملفات الكبيرة دون تنزيلها.
  • محادثة في الوقت الحقيقي - يمكن للأفراد أو الفرق تلقي رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات المشروع والتعليقات في الوقت الفعلي.
  • شروح مرفوعة - يسمح لك بمراجعة الملفات عن طريق رسم مربع أو سهم أو خط أو شكل حر لترميز ملفات الوسائط المتعددة.
  • مقارنة الإصدار - يمكنك الاستفادة من مقارنة الإصدارات جنبًا إلى جنب للملفات الموجودة على نفس الشاشة لقياس التغييرات وإعطاء الملاحظات بسهولة.

الإيجابيات:

  • يسمح للمستخدمين بإعطاء تعليقات أوضح من خلال تعليق مباشر على الملف ، مما يؤدي إلى نتائج أقل ومنتج نهائي أفضل
  • يبسط ويعزز العملية الإبداعية لتقليل الوقت المستغرق في السوق
  • لا يحتاج المستلمون إلى حساب لعناصر التحكم في الوصول لعرض الملفات المشتركة
  • يأتي مع تشفير 256-bit AES ، إلى جانب عروض الأمان على مستوى المؤسسة لتوفير أمان صارم عبر النظام
  • يوفر "إرسال تعقب" ميزة لمعرفة متى يتم تسليم الملفات وتحميلها
  • عرض ملفات متعددة مرة واحدة من خلال المجلدات المرئية
  • يقدم نسخة مجانية للأفراد

سلبيات:

  • تنتهي الروابط المشتركة بسرعة كبيرة
  • ميزة البحث ليست سهلة الاستخدام

التسعير:

تبدأ خططها الممتازة من 12 دولارًا في الشهر وترتفع إلى 36 دولارًا في الشهر.

8. Evernote الأعمال.

Evernote Business هي بلا شك واحدة من أكثر الأدوات شعبية لإدارة الملفات. يساعدك على إنشاء ومشاركة الملاحظات والملفات بسهولة لإنشاء مكان عمل أكثر ذكاءً وإنتاجية. تركز جميع ميزاته في المقام الأول على تعزيز إنتاجية الأعمال.

دلائل الميزات:

  • تعزيز الإنتاجية - يمكن للفرق جمع الأفكار وتصنيفها ومشاركتها بكفاءة لتعزيز الإنتاجية.
  • مقص الويب - تخزين لقطات شاشة موقع الويب على الفور في حساب EverNote الخاص بك. يمكنك بسهولة حفظ جميع المعلومات المفيدة على الإنترنت والعثور عليها مقطوعة كلما احتجت إليها.
  • قوالب مدمجة - يمكنك الاستفادة من القوالب المدمجة في Evernote لتوفير الوقت والجهد مع تلبية الاحتياجات الخاصة. القوالب سهلة التثبيت قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، ويمكنك حتى استخدامها مرات لا نهائية.
  • التكامل الشامل - يوفر تكاملاً شاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية مثل Gmail و Outlook و Salesforce و Google Drive و Slack وغيرها.

الإيجابيات:

  • يسمح اقتصاص لقطات الشاشة لالتقاط المعلومات التي تحتاجها
  • يقدم اختصارات لوحة مفاتيح متعددة لتحسين كفاءتك
  • يسمح لك بتحرير الملفات والحسابات في الوقت الحقيقي
  • كما يسمح لك بالبحث في الملاحظات المكتوبة بخط اليد وصور السبورة والصور الممسوحة ضوئيًا
  • إنها قادرة على تحديد 11 لغة مكتوبة بخط اليد و 28 لغة مطبوعة
  • يدعم Evernote for Business أيضًا Penultimate لـ iPad
  • تمكنك من مسح المستندات المادية والاحتفاظ بها كملفات آمنة

سلبيات:

  • تنظيم العناصر ليست خالية من الأخطاء
  • مزامنة الملفات الأكبر هي عملية بطيئة

التسعير:

تبدأ الخطط المدفوعة من 14.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم.

9. ورقة ذكية.

Smartsheet هو أحد الخيارات المفضلة للمؤسسات لتحقيق إدارة سلسة للمشروع ومشاركة الملفات والتعاون. تتمثل إحدى ميزاته الأساسية في أنه يوفر تكاملاً شاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية ، بما في ذلك Google Apps و Box و Salesforce و Dropbox و Zapier والمزيد.

دلائل الميزات:

  • قوالب مسبقة الضبط - يوفر قوالب مسبقة الضبط لمساعدتك على تحديد سير العمل والعمليات التجارية بطريقة أسهل بكثير.
  • تعاون المحتوى - الإشراف بسهولة على تقدم الإنتاج من الورقة الخاصة بك ، وتعيين المهام ، والاستفادة من التذكيرات الآلية ، والسماح للمستخدمين الآخرين بمراجعة المحتوى ، وتقديم ملاحظات مفصلة من خلال التعليقات التوضيحية المثبتة.
  • آمن للغاية - تستفيد Smartsheets من تكرار البيانات المتعددة المواقع ، والاستضافة في Equinix ، ومرافق AWS للتأكد من أن مستنداتك آمنة.
  • التشغيل الآلي - يمكنك أتمتة العمليات المتكررة عن طريق طلب الموافقات أو إرسال التنبيهات والتحديثات.

الإيجابيات:

  • يسمح لك بدمج المسارات الشرطية والإجراءات المتعددة لأتمتة سير العمل بسهولة
  • تمكن التعاون الفعال من خلال تحديث البيانات في الوقت الحقيقي عبر التطبيقات المختلفة
  • يمكنك بسهولة استبدال أو دمج البيانات من جداول بيانات Excel وملفات CSV وجداول بيانات Google في Smartsheet
  • يوفر واجهة مستخدم سهلة السحب والإفلات لتخصيص لوحة التحكم الخاصة بك
  • يوفر الوصول في الوقت الحقيقي على هاتفك الذكي من خلال تطبيقات iOS و Android
  • يسمح لمستخدمي الطرف الثالث بمراجعة الملفات والوثائق

سلبيات:

  • تحتاج إلى بذل الكثير من الجهد في تعلم القائمة الطويلة من الميزات

التسعير:

يبدأ السعر القياسي من 14 دولارًا في الشهر. بالنسبة لخطط المؤسسة ذات الميزات الأكثر تقدمًا ، يجب عليك الاتصال بالبائع.

10. Onehub.

Onehub هو برنامج قوي آخر لإدارة المستندات في هذه القائمة. يوفر تحميلًا سهلاً للملفات مع وظيفة السحب والإفلات. علاوة على ذلك ، يسمح للمستخدمين بالتحكم في الإصدارات وتنظيم الملفات في مجلدات فرعية والمشاركة بأمان.

دلائل الميزات:

  • تحميل الملفات بسهولة - تحميل الملفات على الفور من خلال ميزة السحب والإفلات. كما يسمح بالإصدار التلقائي للملفات والتنظيم المستند إلى المجلد وبوابة FTP الآمنة للتحميلات المجمعة.
  • التخصيص - يمكنك تخصيص الصفحات والشعار والسمات الملونة للتطبيق بسهولة وفقًا لاحتياجات علامتك التجارية. يمكنك أيضًا إضافة نطاق خاص وعلامة بيضاء إلى حسابك.
  • ميزات الأمان - إنه يستفيد من مجموعة كبيرة من ميزات الأمان ، بما في ذلك الأذونات المستندة إلى الأدوار ، ومهلة الجلسة ، ومسارات التدقيق ، والمصادقة الثنائية للمساعدة في الحفاظ على أمان بياناتك.
  • معاينة - عرض معاينة الملفات والمستندات بسهولة دون تنزيلها على متصفح أو جهاز محمول.

الإيجابيات:

  • يتيح لك الاتصال بالمتعاون للموافقة على ملفاتك أو مراجعتها
  • يوفر التكامل السلس مع Google Drive و OneDrive
  • يتيح لك الرسائل للتواصل مع كل عضو في الفريق
  • تتبع النشاط لمعرفة من ينشر ماذا ومتى
  • انشر التعليقات على المجلدات لمشاركة التعليقات بسهولة
  • استفد من مسارات المراجعة لإلغاء الوصول فورًا عندما ترى شيئًا مريبًا
  • تطبيق سياسة كلمة المرور المعقدة بسهولة

سلبيات:

  • تبدو واجهة المستخدم مؤرخة قليلاً
  • لا يمكنك إنشاء مجموعات فرعية من المستخدمين

التسعير:

تبدأ خططها المدفوعة من 12.50 دولارًا في الشهر وتصل إلى 500 دولارًا في الشهر.

11. برنامج InfoRouter.

يعد InfoRouter أداة أخرى لإدارة المستندات يمكنها مساعدتك في إدارة جميع مستنداتك بسهولة. ومع ذلك ، يجب عليك تثبيته من خلال الخادم مع عدم وجود مكونات العميل. الخبر السار هو أنه قابل للتطوير بدرجة كبيرة ويمكنه الاستفادة من ما يصل إلى 100 خادم لمشاركة عبء العمل.

دلائل الميزات:

  • إدارة السجلات - إدارة السجلات المهمة للأعمال بشكل آمن عن طريق إرسال المستندات إلى سير العمل المحدد مسبقًا وتتبع حالتها في الوقت الفعلي.
  • التقارير - احصل على تقرير موحد عن الأحداث التي تحدث بشكل يومي.
  • متعدد اللغات - يوفر دعمًا متعدد اللغات يمكنك الاستفادة منه لإشعارات البريد الإلكتروني.
  • المجلدات الساخنة - يقوم تلقائيًا باستيراد بيانات المجلدات المراقبة في مجلدات infoRouter المحددة مسبقًا.

الإيجابيات:

  • يسمح لك بتحويل الصور إلى ملفات PDF
  • يمكنك إنشاء عدد غير محدود من المجلدات
  • يسمح بإنشاء مجلدات جذر متعددة
  • يدعم كلاً من HTTPS و SSL
  • يسمح لك بتخصيص قوالب البريد الإلكتروني والنص
  • يدعم تاريخ التصنيف والوثائق المصنفة

سلبيات:

  • تحميل الملفات الكبيرة بطيء بعض الشيء
  • واجهة المستخدم معقدة

التسعير:

تسعيرها متاح على أساس الطلب.

تشمل الأدوات الأخرى التي لم تتم مراجعتها بعد لهذه القائمة Docuware و M-Files و SharePoint.

ما هو برنامج إدارة المستندات؟

مع انتقال الشركات عبر الإنترنت ، تحظى برامج إدارة المستندات باهتمام كبير مؤخرًا.

بكل بساطة ، هي برامج كمبيوتر تستخدم لتنظيم وفهرسة وتخزين وإدارة وتتبع المستندات بتنسيق رقمي. علاوة على ذلك ، فهي تساعدك على تحويل المستندات إلى تنسيقات رقمية بمساعدة الماسحات الضوئية بسهولة تامة.

يعد التعامل مع كمية هائلة من البيانات أمرًا صعبًا للغاية ، خاصة عندما تكون الوثيقة في شكلها المادي.

في الواقع ، يتم فقدان الكثير من إنتاجية الأعمال بمجرد التغلب على تحديات التوثيق. بمجرد تحويلها إلى تنسيقات إلكترونية ، يصبح من السهل التنقل عبر المستندات. في النهاية ، تقضي وقتًا أقل في البحث عنها ويمكنك التركيز بشكل أكبر على معلومات التعدين.

كيف تستخدم برنامج إدارة المستندات ؟؟

أدوات إدارة المستندات سهلة الاستخدام. تتداخل معظم الخطوات ، أيًا كان البرنامج الذي تستخدمه.

دعونا نلقي نظرة على الخطوات العملية بمساعدة Evernote الأعمال.

قم بزيارة الموقع وإنشاء حسابك وملء التفاصيل الضرورية إذا كان حساب الأعمال.

يمكنك تسجيل الدخول والبدء في إنشاء المحتوى على الفور. يتوافق Evernote مع مجموعة متنوعة من المستندات ، بما في ذلك الصور وجداول البيانات والمقالات والجداول الزمنية والملاحظات. تسمح معظم أدوات برامج المستندات بهذه المستندات أيضًا.

بعد ذلك ، يمكنك البدء في إضافة مستخدمين إلى حساب عملك. ما عليك سوى النقر على أيقونة الجانب الأيسر التي تقول ، "إضافة مستخدمين". يمكنك إرسال دعوات لهم عبر البريد الإلكتروني واطلب منهم الانضمام.

بمجرد إضافة مستخدم ، سيتمكن من عرض المستودع المركزي للبيانات والمعلومات. هنا ، يطلق عليه دليل الفضاء. يمكنك أيضًا منحهم حق الوصول لإجراء تعديلات وتغييرات في المستودع.

يتيح لك Evernote أيضًا تدوين الملاحظات وإعداد محادثات العمل وإنشاء اختصارات وعلامات ومسح المستندات ضوئيًا والتعاون في الوقت الفعلي مع زملائك.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في نظام إدارة المستندات؟

على الرغم من أن اختياراتك وتفضيلاتك ستختلف وفقًا لاحتياجاتك ومستندات الأعمال ، إليك بعض الميزات الأساسية التي ستحتاجها دائمًا:

1. المحفوظات.

يجب أن يسمح لك البرنامج بأرشفة مستنداتك في مستودع مركزي ، للوصول السهل والاسترداد الفوري للمعلومات - على سبيل المثال ، مستندات Zoho.

2. التكامل الشامل.

يجب أن يوفر برنامج إدارة المستندات تكاملاً سهلاً وشاملاً مع تطبيقات الجهات الخارجية مثل Gmail و Outlook و Salesforce و Google Drive والمزيد. يساعد في التبادل السلس للوثائق. Evernote الأعمال مثال رائع.

3. التحميل المجمع.

تتضمن سيناريوهات الأعمال العديد من المستندات. من الصعب تحميلها واحدًا تلو الآخر ويستغرق وقتًا طويلاً. لذلك ، يجب عليك اختيار أداة إدارة المستندات التي تسمح بالتحميل المجمع للمستندات.

4. أمن الوثائق.

تستخدم الشركات أدوات إدارة المستندات للتعامل مع المستندات الحساسة والمصنفة وتخزينها. عادة ما يكون لتسوية هذه البيانات عواقب بعيدة المدى على الشركات وقد تهدد وجودها. لهذا السبب من الضروري اختيار أداة إدارة المستندات مثل درج رقمي لضمان أمن البيانات القوي.

5. معاينات عالية الدقة.

عند استخدام أداة إدارة المستندات ، لا يجب عليك تنزيل مستند في كل مرة ترغب في عرضها. يجب أن يسمح البرنامج بمعاينات عالية الدقة وقتما تشاء.

إنها ليست قائمة شاملة بالميزات. هناك الكثير من السمات الأساسية الأخرى التي يبحث عنها المستخدمون ، بما في ذلك مجموعة كبيرة من القوالب والدردشات في الوقت الفعلي ومستوى الأتمتة المسموح بها وميزة إدارة السجلات والمزيد.

ملخص تنفيذي.

كانت هذه بعض من أفضل برامج إدارة المستندات المتاحة. مع هذا التحول الرقمي ، مضى وقت طويل على أيام الوثائق الورقية. من الواضح أن التخزين السحابي هو الخيار الأفضل. ومع ذلك ، كل هذه الأدوات لديها مجموعات مختلفة من القدرات و USPs.

لذلك ليس من حقك الإعلان عن فائز واضح - يجب أن يعتمد اختيارك فقط على متطلباتك وميزانيتك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن حل مجاني / بأسعار معقولة وموثوق به ، فعندئذٍ EverNote الأعمال يمكن أن يكون اختيارًا ممتازًا. ومع ذلك ، إذا كانت لديك الميزانية وتحتاج إلى حل مؤسسي بميزات أكثر تقدمًا ، فقد ترغب في استخدام ورقة ذكية.

راجع الأدوات المختلفة وميزاتها بعناية قبل اتخاذ قرارك النهائي.

هل هناك أي أدوات لإدارة المستندات ترغب في استخدامها؟ اسمحوا لي أن نعرف في التعليقات.

مزيد من القراءة في الموقع: لمزيد من مراجعات برامج الأعمال ، تحقق من أدلة إلى أفضل تطبيقات الجدولة، ال أعلى برامج إدارة المشاريع و ال أفضل أدوات العرض لمحاولة هذا العام.